كتاب: نظمي الأن! أهداف الأسبوع التاسع

الاسابيع الماضية على انها كانت مفيدة وتعلمت فيها شي كثير لكنها ما كانت بسيطة وكان فيها بعض المفاهيم اللي حسيتها جديدة وحسيتها من عمق التنظيم الشخصي بالذات المتعلقة بالأمور المالية. اذا حبيتي تبدأي من البداية زوري صفحة الأسبوع الأول واذا كنتي مهتمة بس بالتنظيم الذاتي اقرأي الأسابيع الاربعة الأولى (1-2-3-4).

أسبوع التاسع خصصته المؤلفة لتنظيم الملفات: تنظيم الأوراق هو على الأرجح مهمة التنظيم الأقل متعة من بين كل مهام التنظيم، لأنه الأوراق ما تنتهي وكل ما نظمتي الموجود عندك في البيت تجيكي أوراق غيرها من برا. ولذلك هو من المهمات اللي لازم تتكرر بشكل دوري لأنها لمن تتراكم تصعب وما تعرفي من فين تبدأي فيها. كوني دائما حريصة انك ترفعي كل ورقة لمكانها المخصص لكن أصعب جزء في هذا الموضوع هو تحديد المكان المخصص لكل ورقة ؛ وهو الجزء اللي أهداف هذا الأسبوع حتساعدنا فيه.

أهداف الأسبوع التاسع:

1. اذا كنتي مرتبة لنفسك نظام تخزين وتنظيم لأوراقك: اتصفحي ملفاتك واتخلصي من كل الأوراق والمعلومات القديمة والمنتهية الصلاحية، الأفضل يكون عندك مفرمة ورق للتخلص من المعلومات الشخصية والمالية (هذا الهدف هومهمة تتكرر كل 3-6 شهور)

2. اذا ما عندك نظام تخزين وتنظيم لأوراقك فابدأي بهذا الهدف: جمعي كل الأوراق الرسمية والشبه رسمية وأي أوراق تشوفي انها تستحق الاحتفاظ بها من كل مكان في البيت، مري على غرفة غرفة ولا تتركي أي مجموعة أوراق كنتي مجمعتها ومحتفظة بيها. اختاري مكان عمل مريح لك وابدأي بالتخلص من كل الأوراق اللي ماتحتاجيها - اي مستند في منه نسخة ثانية محفوظة في مكان آخر أو ممكن بسهولة توصلي لنسخة منه أون لاين تخلصي منه فورا.

3. ابدأي كوني نظام تخزين الملفات الخاص بك، اذا عندك أوراق كثيرة استخدمي خزانة ملفات لكن غالبا العلب الصغيرة اللي تشيل الملفات - موجودة في جرير - أو حتى وحدات الأدراج اللي تنباع في ايكيا اللي يكون فيها درج سفلي كبير مخصص للملفات حتكون كافية.

4. اشتري الملفات اللي تقدري تحطي ناحية التبويب حقتها في نفس الجهة، عشان كل الأقسام الفرعية تكون مرصوصة ورا بعض، أما بالنسبة للأقسام الرئيسية ففرقي بينها بتخصيص لون مختلف لملفات كل قسم. "متنوع" ما ينفع يكون قسم رئيسي. أمثلة على أقسام رئيسية ممكن تحتاجي تكونيها:

• كشوفات البنك

• كشوفات حسابات البطاقات الائتمانية

• تقارير مصاريف العمل وفواتيرها

• مستندات مدرسية (ملف لكل طفل)

• مستندات متعلقة بتأمين المنزل و السيارة

• مستندات متعلقة بالتأمين الصحي

1. ابدأي بتصفح الأوراق اللي بقيت عندك بعد تنفيذ الهدف #2 ووزعيها حسب الأقسام اللي قررتي تستخدميها، حاولي تكون أقسامك عامة وشاملة بحيث ما يكون عندك ملفات فيها ورقة ورقتين. كل المجموعات اللي وزعتيها لازم يتخصص لها ملف يحتويها.

2. بعد ما تصير كل أوراقك في ملفات وكل ملف باللون المناسب للقسم الرئيسي التابع له، يجي دور انك تسوي فهرس بسيط تكتبي فيه الأقسام الرئيسية وتحت كل منها قائمة الأقسام الفرعية التابعة لها. هذا الشي حيوفر عليكي وقت وجهد كل مرة تبغي ترجعي لملفاتك عشان تدوري أي شي.

3. اختاري طريقة تحتفظي فيها بكل العناوين اللي تحتاجيها وبكل البزنس كاردز اللي جمعتيها، وحدثي العناوين وبيانات التواصل باستمرار. اذا قررتي تستخدمي دفتر عناوين فأكتبي معلوماتك بالقلم الرصاص بحيث يسهل عليكي تعديلها اذا تغيرت. أمثلة على طرق للاحتفاظ بالعناوين والبزنس كاردز:

• على جهاز الكمبيوتر أو الجوال

• دفتر عناوين

• ملف بحلقات مثبت فيها جيوب بلاستيكية - عادة تنباع منفصلة- وهي الطريقة الأفضل لتخزين البطاقات.

نصائح لتطبيق أهداف الأسبوع التاسع:

• خصصي سلة أو صينية حجمها مناسب توضع على المكتب عشان كل ما خرجتي ملف من مكان تخزينه لأي سبب، تحطيه في الصينية بأوراقه الين تخلصي شغل عليه وترجعيه لمكانه.

• داااائما: اتخلصي من أي ورقة اذا المعلومات المكتوبة فيها تقدري تحصليها بسهولة أون لاين.

• خصصي سلة لتجميع كل الأوراق اللي تدخل البيت ومرة في الشهر مري عليها نقحيها وارمي اللي ما تحتاجيه و ووزعي الباقي على الملفات المخصصة له.

• اذا كونتي ملف خاص بتخطيط مناسبة كبيرة زي حفل زواج أو تخرج، دائما بعد المناسبة فورا نقحي الملف من كل الأوراق والمعلومات اللي ما تحتاجيها ورجعي أي بطاقات أو أوراق اخذتيها من مكان تاني لغرض التخطيط لأماكنها الأصلية.

كده انتهى كلام المؤلفة بخصوص هذا الأسبوع، على انها شغلة تاخد وقت و صعبة على النفس الا انها فعليا سهلة التطبيق .. قسموا الأهداف على أيام الأسبوع: يوم بس جمعوا الأوراق اللي في البيت، ويوم اتصفحوا الأوراق وارموا كل اللي ما يلزمكم، ويوم وزعوا الأوراق الباقية على أقسام وأكتبوها ويوم انزلوا المكتبة واشتروا الملفات ورصوا الورق فيها. حبة حبة تلاقوا نفسكم خلصتوا أهداف الأسبوع.

بالنسبة لي أنا حأسوي أوراقي وأوراق بناتي و الأوراق المشتركة بيني أنا وزوجي وحأحاول أحمسه يسوي أوراقه في نفس الوقت معايا. أن شاء الله يطاوعني عشان اتحمس ونقوم قومة وحدة على الأوراق اللي غزت بيتنا واستولت عليه.

ايش تعليقاتكم بخصوص أهداف هذا الأسبوع؟ ايش عندكم اقتراحات بخصوص أقسام الملفات؟ احس اللي اقترحتهم المؤلفة ما تشمل كل شي.

أشوفكم على خير Xx

#نظميالآن #تحدي #ترتيب #تنظيم #كتابمترجم #اسلوبحياة